Πώς συνδέεται το Microsoft Power Automate με το SoftOne & Entersoft ERP: Οδηγός Αρχιτεκτονικής
Αναλυτικός οδηγός υλοποίησης 5 σταδίων για τη γεφύρωση On-Premises & Cloud ERP με το Microsoft Cloud μέσω On-Premises Data Gateway, AI Builder OCR, Adaptive Cards και συμμόρφωση myDATA.
Πώς επιτυγχάνεται η ασφαλής σύνδεση Power Automate με ERP (SoftOne, Entersoft, SAP);
Η σύνδεση του Microsoft Power Automate με τοπικά ή cloud ERP συστήματα (SoftOne, Entersoft, SAP) υλοποιείται μέσω του On-Premises Data Gateway της Microsoft και των επίσημων REST Web Services / Webhooks του εκάστοτε ERP. Η αρχιτεκτονική περιλαμβάνει ασφαλή δίαυλο Microsoft Entra ID (Azure AD), όπου το Power Automate αναλαμβάνει τη συλλογή παραστατικών, την εξαγωγή δεδομένων με AI Builder OCR και τις πολυεπίπεδες εγκρίσεις στο Microsoft Teams, καταχωρώντας τελικά την επικυρωμένη εγγραφή απευθείας στη βάση του ERP χωρίς ανθρώπινη πληκτρολόγηση και με 100% συμμόρφωση myDATA.
1. Το Πρόβλημα της «Χειροκίνητης Γέφυρας» στα Ελληνικά Λογιστήρια
Οι περισσότερες μεσαίες και μεγάλες ελληνικές επιχειρήσεις διαθέτουν αξιόπιστα συστήματα ERP (όπως SoftOne, Entersoft ή SAP). Ωστόσο, η ροή εισερχόμενων παραστατικών, αιτημάτων αγοράς και εγκρίσεων παραμένει κατακερματισμένη σε emails, αρχεία Excel και έντυπα PDFs.
Αυτό το φαινόμενο δημιουργεί συστηματικές καθυστερήσεις 5 έως 10 ημερών στον κύκλο εγκρίσεων, αυξάνει τον κίνδυνο λαθών πληκτρολόγησης σε ΑΦΜ και ποσά, και καθιστά δυσχερή την έγκαιρη διαβίβαση στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.
2. Το Αρχιτεκτονικό Μοντέλο 5 Σταδίων της infoLib
Αυτόματη Συλλογή Παραστατικών (Multi-Channel Ingestion)
Το Power Automate παρακολουθεί αποκλειστικά κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια (π.χ. [email protected]) ή ειδικές βιβλιοθήκες εγγράφων στο SharePoint Online. Με την άφιξη τιμολογίου PDF, το σύστημα αναλύει τον αποστολέα, ελέγχει για διπλότυπες καταχωρήσεις και αρχειοθετεί το πρωτότυπο αρχείο σε προστατευμένη τοποθεσία.
Γνωσιακή Εξαγωγή Δεδομένων με AI Builder OCR
Προ-εκπαιδευμένα και παραμετροποιημένα μοντέλα του AI Builder αναγνωρίζουν αυτόματα τα δομημένα πεδία: ΑΦΜ εκδότη, αριθμό παραστατικού, ημερομηνία έκδοσης, καθαρή αξία, συντελεστές ΦΠΑ, καθώς και επιμέρους γραμμές ειδών (tabular line items), επιτυγχάνοντας ακρίβεια αναγνώρισης άνω του 99%.
Πολυεπίπεδες Εγκρίσεις μέσω Microsoft Teams & Outlook
Αποστέλλεται αυτόματα διαδραστική κάρτα (Adaptive Card) στο Teams των αρμόδιων managers. Ο υπεύθυνος βλέπει την προεπισκόπηση του τιμολογίου, το κέντρο κόστους και τα ποσά, και εγκρίνει ή απορρίπτει με 1 κλικ από υπολογιστή ή smartphone, καταγράφοντας πλήρες ψηφιακό ιστορικό ελέγχου (audit trail).
Ασφαλής Δίαυλος On-Premises Data Gateway
Για εγκαταστάσεις ERP που φιλοξενούνται σε τοπικούς servers (on-premises SQL), η σύνδεση υλοποιείται μέσω του επίσημου Microsoft On-Premises Data Gateway. Η επικοινωνία γίνεται μέσω εξερχόμενου κρυπτογραφημένου καναλιού TLS 1.3, χωρίς να απαιτείται άνοιγμα εισερχόμενων θυρών (inbound ports) στο εταιρικό firewall.
Καταχώριση στο ERP & Συγχρονισμός myDATA
Μέσω επίσημων Web Services (SoftOne Web Services / Entersoft Web API / SAP RFC), το παραστατικό καταχωρείται ως προσωρινή εγγραφή στο ERP, έτοιμη προς οριστικοποίηση από το λογιστήριο, με ταυτόχρονο συγχρονισμό του αναγνωριστικού MARK από την ΑΑΔΕ.
3. Τεχνικά Χαρακτηριστικά & Ασφάλεια
- Έλεγχος Ταυτότητας & RBAC: Πλήρης ενσωμάτωση με Microsoft Entra ID (Azure AD), διασφαλίζοντας ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες συμμετέχουν στις ροές εγκρίσεων.
- Διαχείριση Διαπιστευτηρίων: Όλα τα API keys, tokens και κωδικοί πρόσβασης του ERP αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα στο Azure Key Vault.
- Μηχανισμός Αυτόματης Επανάληψης (Retry Policy): Σε περίπτωση προσωρινής μη διαθεσιμότητας του ERP server, το Power Automate εκτελεί ασφαλείς επαναλήψεις (exponential backoff) χωρίς απώλεια δεδομένων.
4. Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Σχεδιάστε την Ενοποίηση ERP & Power Automate με την infoLib
Επικοινωνήστε με τους Senior Solutions Architects της infoLib για να αναλύσουμε τη δική σας εγκατάσταση ERP (SoftOne, Entersoft ή SAP) και να σχεδιάσουμε ένα proof of concept.