Έγκριση & Αρχειοθέτηση Τιμολογίων | Αυτοματοποίηση Ροών Power Apps & AI Integration
Εξαλείψτε τα χαμένα τιμολόγια, μειώστε τον χρόνο έγκρισης κατά 75% και συνδέστε το λογιστήριο απευθείας με το ERP με προηγμένη τεχνητή νοημοσύνη (AI).
Επιταχύνετε τον Κύκλο Έγκρισης Παραστατικών
Από την παραλαβή του παραστατικού μέσω email έως την έγκριση από τους αρμόδιους και την αυτόματη καταχώρηση στο ERP, η εφαρμογή της infoLib εξαλείφει τις καθυστερήσεις και διασφαλίζει 100% διαφάνεια.
Πώς λειτουργεί η Αυτοματοποιημένη Έγκριση & Αρχειοθέτηση της infoLib;
Η εφαρμογή Έγκρισης & Αρχειοθέτησης Τιμολογίων της infoLib είναι μια turnkey λύση δομημένη στο περιβάλλον Microsoft Power Apps και Power Automate. Διαβάζει αυτόματα τα δεδομένα του τιμολογίου μέσω OCR, δρομολογεί ιεραρχικά τις εγκρίσεις βάσει προϋπολογισμών, ενημερώνει το ERP (SoftOne, Entersoft, SAP) και αρχειοθετεί τα έγγραφα στο Cloud με ασφάλεια και ευρετηρίαση AI.
Ολοκληρωμένη Διαχείριση Τιμολογίων σε 6 Βήματα
Κάθε στάδιο της διαδικασίας καλύπτεται πλήρως, από την ψηφιοποίηση μέχρι τον φορολογικό έλεγχο.
Αυτόματη Εισαγωγή & OCR
Αυτόματη παραλαβή παραστατικών από email και άμεση εξαγωγή ΑΦΜ, αριθμού, καθαρής αξίας και ΦΠΑ.
- Ανάγνωση PDF & εικόνων
- Αυτόματη αντιστοίχιση προμηθευτή
- Μηδενική πληκτρολόγηση
Ιεραρχικές Εγκρίσεις Ροής
Δυναμική δρομολόγηση σε υπεύθυνους τμημάτων βάσει ορίων ποσών και κέντρων κόστους (Cost Centers).
- Έγκριση με 1 κλικ από κινητό/Teams
- Αυτόματες υπενθυμίσεις
- Ιστορικό εγκρίσεων
Real-Time Ενημέρωση ERP
Αυτόματη δημιουργία εγγραφής στο λογιστικό σύστημα (SoftOne, Entersoft) μετά την τελική έγκριση.
- Αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων
- Συγχρονισμός υπολοίπων
- Έλεγχος συμφωνίας παραγγελιών
Κρυπτογραφημένο Ψηφιακό Αρχείο
Κάθε τιμολόγιο φυλάσσεται σε ασφαλές cloud repository με δικαιώματα ρόλων και άμεση αναζήτηση.
- Αναζήτηση σε 1 δευτερόλεπτο
- Κατάργηση φυσικών κλασέρ
- Πλήρες audit trail
Εξαγωγή Δεδομένων & Γραμμών με AI
Προηγμένα μοντέλα M365 AI Builder αναγνωρίζουν αυτόματα πίνακες γραμμών, ποσότητες, τιμές μονάδας και εκπτώσεις, μαθαίνοντας συνεχώς τις ιδιαιτερότητες κάθε προμηθευτή.
- Ανάλυση πολυσέλιδων πινάκων & γραμμών
- Συνεχής εκμάθηση από διορθώσεις χρηστών
- Πολυγλωσσικό OCR με ακρίβεια άνω του 99%
Οικονομικά Dashboards & Αναφορές
Live απεικόνιση εκκρεμών εγκρίσεων, υποχρεώσεων προς προμηθευτές και ροής πληρωμών.
- Προβλέψεις ταμειακών ροών
- Έλεγχος budget τμημάτων
- Εξαγωγή σε Excel/Power BI
Σύγκριση: infoLib Cloud Solution vs Παραδοσιακή Διαδικασία
Δείτε πώς η αυτοματοποίηση μειώνει δραστικά τον χρόνο διεκπεραίωσης και εξαλείφει τα ανθρώπινα λάθη.
| Λειτουργικότητα | infoLib Έγκριση Τιμολογίων (Power Apps) | Χειροκίνητη Διαδικασία με Χαρτί / Email |
|---|---|---|
| Ταχύτητα Έγκρισης | Μέσος χρόνος 2 έως 4 ώρες μέσω smartphone ειδοποιήσεων | 3 έως 10 εργάσιμες ημέρες με έγγραφα να χάνονται σε γραφεία |
| Εξαγωγή Στοιχείων | Αυτόματη OCR ανάγνωση πεδίων χωρίς πληκτρολόγηση | Χειροκίνητη καταχώρηση γραμμή-προς-γραμμή με συχνά λάθη |
| Σύνδεση με ERP | Απευθείας αμφίδρομη γέφυρα REST API με SoftOne, Entersoft | Διπλή πληκτρολόγηση από το λογιστήριο σε ξεχωριστό σύστημα |
| Ασφάλεια & Διαφάνεια | Πλήρης καταγραφή ώρας, χρήστη και αιτιολογίας κάθε έγκρισης | Αόριστες προφορικές εγκρίσεις ή χαμένα forwards σε email |
| Αρχειοθέτηση | Αναζητήσιμο cloud αρχείο με άμεση ανάκτηση βάσει ΑΦΜ/Ημερομηνίας | Ογκώδη φυσικά κλασέρ και αποθήκες με υψηλό κόστος συντήρησης |
Συχνές Ερωτήσεις για την Έγκριση Τιμολογίων
Απαντήσεις σχετικά με την OCR ανάγνωση, τα όρια εγκρίσεων και τη διασύνδεση με το ERP.
Πώς μπορούν οι υπεύθυνοι να εγκρίνουν ένα τιμολόγιο;
Οι εγκριτές λαμβάνουν άμεση ειδοποίηση στο Microsoft Teams, στο Outlook ή στη mobile εφαρμογή Power Apps. Με ένα κλικ βλέπουν το επισυναπτόμενο PDF και πατούν 'Έγκριση' ή 'Απόρριψη' προσθέτοντας σχόλιο.
Μπορεί το σύστημα να διαχειριστεί διαφορετικά επίπεδα εγκρίσεων;
Ναι. Μπορούν να οριστούν κανόνες όπου π.χ. ποσά έως 1.000€ εγκρίνονται από τον προϊστάμενο τμήματος, ενώ ποσά άνω των 1.000€ απαιτούν έγκριση Γενικού Διευθυντή.
Συνδέεται η εφαρμογή με το ERP της επιχείρησής μας;
Ναι. Η infoLib διαθέτει έτοιμους συνδέσμους (connectors) για SoftOne, Entersoft, SingularLogic και SQL databases, ώστε τα εγκεκριμένα τιμολόγια να καταχωρούνται αυτόματα.
Πώς προστατεύονται τα εμπιστευτικά οικονομικά δεδομένα;
Η εφαρμογή φιλοξενείται στο Microsoft Cloud (Azure / M365) με κρυπτογράφηση enterprise επιπέδου και αυστηρά δικαιώματα πρόσβασης ανά χρήστη και ρόλο.
Τι γίνεται αν ένας προμηθευτής στείλει λάθος τιμολόγιο;
Ο εγκριτής απορρίπτει το αίτημα επιλέγοντας αιτιολογία (π.χ. λάθος χρέωση). Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τον αποστολέα και κρατάει ιστορικό της απόρριψης.
Πόσο γρήγορα μπορεί να εγκατασταθεί στην εταιρεία μας;
Επειδή βασίζεται σε δοκιμασμένο πρότυπο της infoLib, η εφαρμογή μπορεί να παραμετροποιηθεί και να τεθεί σε πλήρη παραγωγή εντός 2 έως 3 εβδομάδων.
Αυτοματοποίηση Ροής Εγκρίσεων 2.000+ Τιμολογίων / Μήνα
Ανακαλύψτε πώς κορυφαία εμπορική επιχείρηση εξάλειψε το 85% του χρόνου διεκπεραίωσης τιμολογίων, συνδέοντας το κεντρικό ERP με Microsoft Power Automate και Dataverse.
Εξαλείψτε τη Γραφειοκρατία στην Έγκριση Τιμολογίων
Επικοινωνήστε σήμερα με την ομάδα της infoLib για ζωντανή επίδειξη της εφαρμογής και ανάλυση των αναγκών του λογιστηρίου σας.