Σύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων & Συμφωνητικών | Contract Management infoLib
Αποκτήστε πλήρη έλεγχο στις συμβάσεις πελατών, προμηθευτών και προσωπικού. Αυτόματες ειδοποιήσεις ανανέωσης, ψηφιακές υπογραφές και κεντρικό κρυπτογραφημένο αρχείο.
Ψηφιοποιήστε τον Κύκλο Ζωής των Συμβάσεων της Επιχείρησής σας
Το σύστημα Contract Lifecycle Management (CLM) της infoLib οργανώνει κεντρικά όλα τα συμφωνητικά, αποτρέποντας την ακούσια ανανέωση ασύμφορων συμβάσεων και επιταχύνοντας τις υπογραφές.
Τι Προσφέρει το Σύστημα Contracts Management της infoLib;
Το σύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων (CLM) της infoLib είναι μια επιχειρησιακή λύση που καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής των συμβάσεων: από τη σύνταξη προσχεδίων και τον νομικό έλεγχο, μέχρι τις ψηφιακές υπογραφές και την αυτοματοποιημένη ειδοποίηση λήξης ρητρών. Διασφαλίζει ότι καμία σύμβαση δεν μένει ξεχασμένη σε συρτάρια και ότι κάθε όρος παρακολουθείται στενά.
Ολοκληρωμένες Δυνατότητες σε 6 Στάδια
Κάθε στάδιο της διαδικασίας καλύπτεται πλήρως με αυτόματες ροές.
Κεντρικό Ψηφιακό Αποθετήριο
Όλες οι συμβάσεις ταξινομημένες ανά πελάτη, προμηθευτή, είδος, τμήμα και οικονομική αξία.
- Instant αναζήτηση με OCR σε όλο το κείμενο
- Διαβαθμισμένη πρόσβαση ανά ρόλο
- Κατάργηση φυσικών αρχειοθηκών
Αυτόματες Ειδοποιήσεις Λήξης
Προληπτικές ειδοποιήσεις 90, 60 και 30 ημέρες πριν τη λήξη, ανανέωση ή καταγγελία της σύμβασης.
- Αποφυγή ανεπιθύμητων αυτόματων ανανεώσεων
- Έγκαιρη επαναδιαπραγμάτευση τιμών
- Ειδοποιήσεις σε email και Teams
Ψηφιακές Υπογραφές eIDAS
Ενσωμάτωση αναγνωρισμένων ψηφιακών υπογραφών για άμεση και νομικά δεσμευτική υπογραφή από απόσταση.
- Συμβατότητα με eIDAS & DocuSign
- Μείωση χρόνου υπογραφής σε ώρες
- Πλήρες πιστοποιητικό ακεραιότητας
Έλεγχος Εκδόσεων & Redlining
Παρακολούθηση όλων των αλλαγών μεταξύ προσχεδίων (version history) με καταγραφή σχολίων.
- Σύγκριση αλλαγών side-by-side
- Ιστορικό εγκρίσεων νομικού συμβούλου
- Πλήρης προστασία από λάθη
Παρακολούθηση Οικονομικών Όρων
Καταγραφή πληρωμών, εγγυητικών επιστολών, ποινικών ρητρών και οροσήμων παραδοτέων (milestones).
- Σύνδεση με τιμολόγια και ERP
- Παρακολούθηση υπόλοιπου σύμβασης
- Alerts για λήξη εγγυητικών
GDPR & Ασφάλεια Δεδομένων
Κρυπτογράφηση AES-256 και αναλυτικό log καταγραφής κάθε προβολής, λήψης ή τροποποίησης εγγράφου.
- Αυστηρή τήρηση GDPR
- Δικαιώματα προβολής ανά χρήστη
- Αδιάβλητο ιστορικό ενεργειών
Σύγκριση: infoLib Cloud Solution vs Παραδοσιακή Διαδικασία
Δείτε πώς η αυτοματοποίηση μειώνει δραστικά τον χρόνο διεκπεραίωσης και εξαλείφει τα ανθρώπινα λάθη.
| Λειτουργικότητα | infoLib Contracts Management (CLM) | Χειροκίνητη Φύλαξη σε Κλασέρ & Έγγραφα Word |
|---|---|---|
| Αναζήτηση Συμβάσεων | Άμεση εύρεση σε 1 δευτερόλεπτο με OCR σε όλο το περιεχόμενο | Πολύωρη αναζήτηση σε φυσικά κλασέρ ή διάσπαρτους φακέλους |
| Παρακολούθηση Λήξεων | Αυτόματα alerts 90/60/30 ημερών σε αρμόδιους | Κίνδυνος ακούσιας ανανέωσης ασύμφορων συμβάσεων |
| Διαδικασία Υπογραφής | Ψηφιακή υπογραφή eIDAS από κινητό εντός ωρών | Εκτύπωση, ταχυδρομείο και αναμονή εβδομάδων για φυσική υπογραφή |
| Ιστορικό Εκδόσεων | Πλήρες track changes και έγκριση νομικού τμήματος | Μπέρδεμα εκδόσεων ('Final_v2_final.docx') με κίνδυνο λαθών |
Συχνές Ερωτήσεις για τη Διαχείριση Συμβάσεων
Απαντήσεις για τη νομική ισχύ, τις ψηφιακές υπογραφές και την ασφάλεια
Ποιες συμβάσεις μπορούν να διαχειριστούν στο σύστημα;
Το σύστημα καλύπτει όλες τις συμβάσεις της επιχείρησης: συμβάσεις πελατών (SLA, έργων), συμβάσεις προμηθευτών, μισθωτήρια ακινήτων, συμβάσεις εργασίας προσωπικού και συμφωνητικά εμπιστευτικότητας (NDA).
Είναι οι ψηφιακές υπογραφές νομικά ισχυρές στην Ελλάδα και την Ε.Ε.;
Ναι. Η λύση υποστηρίζει προηγμένες και εγκεκριμένες ψηφιακές υπογραφές σύμφωνα με τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό eIDAS 910/2014, οι οποίες έχουν πλήρη νομική ισχύ ενώπιον δικαστηρίων.
Μπορούμε να λαμβάνουμε ειδοποιήσεις πριν λήξει μια σύμβαση;
Βεβαίως. Το σύστημα διαθέτει παραμετροποιήσιμα smart alerts που στέλνουν αυτόματες ειδοποιήσεις 90, 60 και 30 ημέρες πριν από κάθε κρίσιμη ημερομηνία λήξης ή ανανέωσης.
Πώς προστατεύονται οι εμπιστευτικοί οικονομικοί όροι;
Μέσω Role-Based Access Control (RBAC), μπορείτε να ορίσετε ποια στελέχη έχουν δικαίωμα προβολής των οικονομικών όρων, εξασφαλίζοντας απόλυτη εμπιστευτικότητα.
Αποκτήστε Πλήρη Έλεγχο των Συμβάσεών σας με την infoLib
Επικοινωνήστε σήμερα με την infoLib για μια δωρεάν παρουσίαση της πλατφόρμας Contract Lifecycle Management.