Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Εγγράφων | Ψηφιακή Διακίνηση & Ασφαλές Αρχείο
Καταργήστε τα χειρόγραφα βιβλία πρωτοκόλλου. Αποδώστε αυτόματα αριθμό σε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, αναθέστε εργασίες και αναζητήστε αρχεία σε 1 δευτερόλεπτο.
Εκσυγχρονίστε τη Γραμματεία και τη Διοίκηση της Επιχείρησής σας
Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο της infoLib εξασφαλίζει την αδιάβλητη καταγραφή κάθε εγγράφου, αυτοματοποιεί τη διανομή στα αρμόδια στελέχη και τηρεί πλήρες ιστορικό ενεργειών.
Τι Είναι το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο της infoLib και Πώς Ωφελεί Επιχειρήσεις & Οργανισμούς;
Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο της infoLib είναι μια σύγχρονη cloud εφαρμογή βασισμένη σε Microsoft Power Apps και SharePoint. Αντικαθιστά πλήρως τα παραδοσιακά βιβλία πρωτοκόλλου, αποδίδοντας αυτόματα μοναδικό σειριακό αριθμό πρωτοκόλλου σε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, επισυνάπτοντας τα σχετικά ψηφιακά αρχεία και παρακολουθώντας προθεσμίες και αναθέσεις εργασιών.
Ολοκληρωμένες Δυνατότητες σε 6 Στάδια
Κάθε στάδιο της διαδικασίας καλύπτεται πλήρως με αυτόματες ροές.
Αυτόματη Αρίθμηση Πρωτοκόλλου
Αυτόματη απόδοση μοναδικού σειριακού αριθμού και ημερομηνίας/ώρας σε εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα.
- Αδιάβλητη σειριακή αρίθμηση
- Διαχωρισμός ανά έτος
- Μηδενικός κίνδυνος διπλοτύπων
Ψηφιακή Επισύναψη & OCR
Επισύναψη εγγράφων σε μορφή PDF, Word, emails ή εικόνων με δυνατότητα αναζήτησης μέσα στο κείμενο.
- Αποθήκευση στο SharePoint
- Αυτόματη αναγνώριση κειμένου
- Προστασία από αλλοίωση
Χρέωση & Ανάθεση Εργασιών
Ηλεκτρονική ανάθεση του εγγράφου σε συγκεκριμένα τμήματα ή στελέχη με καθορισμό προθεσμίας απάντησης.
- Αυτόματες ειδοποιήσεις email/Teams
- Παρακολούθηση προθεσμιών
- Επιβεβαίωση παραλαβής
Προηγμένη Σύνθετη Αναζήτηση
Άμεση εύρεση οποιουδήποτε εγγράφου βάσει αποστολέα, ΑΦΜ, θέματος, λέξεων-κλειδιών ή εύρους ημερομηνιών.
- Αποτελέσματα σε 1 δευτερόλεπτο
- Πολλαπλά συνδυαστικά φίλτρα
- Εξαγωγή ευρετηρίου σε Excel
Ιστορικό & Έλεγχος Εκδόσεων
Πλήρης καταγραφή όλων των μεταβολών, ποιος άνοιξε, επεξεργάστηκε ή προώθησε το έγγραφο.
- Πλήρες audit trail
- Έλεγχος δικαιωμάτων πρόσβασης
- Συμμόρφωση με GDPR
Εκτύπωση Ετικετών & Βιβλίων
Δυνατότητα εκτύπωσης ετικέτας πρωτοκόλλου με Barcode/QR Code και εξαγωγής επίσημου βιβλίου πρωτοκόλλου.
- Αυτοκόλλητες ετικέτες Barcode
- Επίσημο ψηφιακό βιβλίο
- Εύκολη φυσική ταξινόμηση
Σύγκριση: infoLib Cloud Solution vs Παραδοσιακή Διαδικασία
Δείτε πώς η αυτοματοποίηση μειώνει δραστικά τον χρόνο διεκπεραίωσης και εξαλείφει τα ανθρώπινα λάθη.
| Κριτήριο Πρωτοκόλλου | infoLib Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο (Power Apps) | Χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου / Excel |
|---|---|---|
| Αξιοπιστία Αρίθμησης | Αυτόματη, κλειδωμένη αρίθμηση χωρίς δυνατότητα παραποίησης | Κίνδυνος ανθρώπινου λάθους, διαγραφών ή παράλειψης αριθμών |
| Ταχύτητα Αναζήτησης | Άμεση ανάκτηση εγγράφου και PDF σε 1 δευτερόλεπτο με λέξεις-κλειδιά | Χειροκίνητο ξεφύλλισμα σελίδων και αναζήτηση σε φυσικά κλασέρ |
| Διακίνηση Εγγράφων | Αυτόματη ψηφιακή προώθηση σε πολλαπλούς παραλήπτες ταυτόχρονα | Φωτοτυπίες και χειροκίνητη μεταφορά εγγράφων από γραφείο σε γραφείο |
| Ασφάλεια Δεδομένων | Κρυπτογραφημένο Cloud, διαβαθμισμένη πρόσβαση και αντίγραφα ασφαλείας | Εκτεθειμένα βιβλία και κίνδυνος απώλειας ή καταστροφής από πυρκαγιά/νερό |
| Παρακολούθηση Προθεσμιών | Αυτόματες υπενθυμίσεις για έγγραφα που πλησιάζουν στην ημερομηνία λήξης | Καμία ειδοποίηση, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις και απώλεια προθεσμιών |
Συχνές Ερωτήσεις για το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο
Απαντήσεις σχετικά με την αρίθμηση, την εμπιστευτικότητα και τη διανομή εγγράφων.
Ποιες κατηγορίες εγγράφων υποστηρίζει η εφαρμογή;
Υποστηρίζει πλήρως Εισερχόμενα έγγραφα (από εξωτερικούς φορείς/πελάτες), Εξερχόμενα έγγραφα (προς τρίτους) και Εσωτερικά σημειώματα/διακίνηση μεταξύ τμημάτων.
Μπορούν να οριστούν διαβαθμισμένα δικαιώματα πρόσβασης;
Ναι. Μπορείτε να ορίσετε εμπιστευτικά πρωτόκολλα (Confidential) προσβάσιμα μόνο από τη Διοίκηση, ενώ τα γενικά έγγραφα είναι ορατά στα αρμόδια τμήματα.
Πώς ειδοποιούνται οι εργαζόμενοι όταν τους χρεώνεται ένα έγγραφο;
Το σύστημα στέλνει αυτόματη ειδοποίηση στο Microsoft Teams και στο email του εργαζομένου με άμεσο σύνδεσμο προς το πρωτοκολλημένο έγγραφο και την προθεσμία ενέργειας.
Είναι δυνατή η εκτύπωση αυτοκόλλητων ετικετών με Barcode;
Ναι. Η εφαρμογή μπορεί να συνδεθεί με εκτυπωτή ετικετών για την άμεση εκτύπωση barcode με τον αριθμό πρωτοκόλλου, το οποίο επικολλάται στο φυσικό πρωτότυπο έγγραφο.
Πού αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντίγραφα των εγγράφων;
Αποθηκεύονται με ασφάλεια σε ειδική δομημένη βιβλιοθήκη του Microsoft SharePoint της επιχείρησής σας, με πλήρη κρυπτογράφηση και καθημερινά backups.
Πόσο γρήγορα μπορεί να τεθεί σε λειτουργία το σύστημα;
Η εγκατάσταση και παραμετροποίηση του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου ολοκληρώνεται συνήθως εντός 7 έως 10 εργάσιμων ημερών, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης της γραμματείας.
Οργανώστε την Εισερχόμενη & Εξερχόμενη Αλληλογραφία σας
Επικοινωνήστε με την infoLib για να δείτε πώς το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο εξαλείφει τις καθυστερήσεις και εκσυγχρονίζει τη διοίκηση της εταιρείας σας.