Σύστημα Εγκρίσεων Δαπανών | Mobile Εξοδολόγια & Power Apps
Απλοποιήστε την υποβολή αποδείξεων από το κινητό, αυτοματοποιήστε τους ελέγχους δαπανών και καταργήστε τα χάρτινα εξοδολόγια με Power Apps.
Εξάλειψη Χειρόγραφων Αποδείξεων & Ταχύτατη Εκκαθάριση
Οι εργαζόμενοι φωτογραφίζουν τις αποδείξεις από το smartphone, το σύστημα υπολογίζει αυτόματα χιλιόμετρα και ΦΠΑ, και οι υπεύθυνοι εγκρίνουν άμεσα.
Πώς Λειτουργεί το Σύστημα Εγκρίσεων Δαπανών της infoLib;
Το Σύστημα Εγκρίσεων Δαπανών (Expense Approval) της infoLib είναι μια mobile & web cloud εφαρμογή σε Microsoft Power Apps. Επιτρέπει στους εργαζομένους να υποβάλλουν έξοδα ταξιδιών, γευμάτων και χιλιομετρικών αποζημιώσεων φωτογραφίζοντας τις αποδείξεις, δρομολογεί αυτόματα τις εγκρίσεις βάσει πολιτικής δαπανών και εξάγει έτοιμα δεδομένα στο λογιστήριο και τη μισθοδοσία.
Ολοκληρωμένες Δυνατότητες σε 6 Στάδια
Κάθε στάδιο της διαδικασίας καλύπτεται πλήρως με αυτόματες ροές.
Mobile Σάρωση Αποδείξεων
Φωτογράφιση αποδείξεων από το κινητό με αυτόματη συμπίεση και ασφαλή επισύναψη στο εξοδολόγιο.
- Καμία χαμένη απόδειξη
- Άμεση υποβολή από το ταξίδι
- Αυτόματος υπολογισμός ΦΠΑ
Χιλιομετρική Αποζημίωση & Διόδια
Αυτόματος υπολογισμός χιλιομέτρων βάσει αφετηρίας και προορισμού με ενσωματωμένο χάρτη.
- Υπολογισμός εταιρικής ταρίφας
- Καταγραφή διοδίων & πάρκινγκ
- Διαφάνεια σε κάθε διαδρομή
Έλεγχος Εταιρικής Πολιτικής
Αυτόματη προειδοποίηση για έξοδα που υπερβαίνουν τα εταιρικά όρια (π.χ. ανώτατο όριο γεύματος).
- Αποτροπή μη εγκεκριμένων δαπανών
- Αυτόματοι κανόνες ανά ρόλο
- Έλεγχος ημερήσιων allowances
Έγκριση με 1 Κλικ από Managers
Ειδοποιήσεις στο Teams και στο κινητό του προϊσταμένου για άμεση έγκριση ή απόρριψη.
- Ταχύτατη εκκαθάριση
- Δυνατότητα μερικής έγκρισης
- Αιτιολογίες σε απορρίψεις
Συμφωνία Εταιρικών Καρτών
Αντιστοίχιση εξόδων με τις κινήσεις των εταιρικών πιστωτικών καρτών για απόλυτο λογιστικό έλεγχο.
- Εισαγωγή τραπεζικών κινήσεων
- Αποφυγή διπλοπληρωμών
- Μείωση χρόνου συμφωνίας
Εξαγωγή σε Μισθοδοσία & ERP
Αυτόματη εξαγωγή εγκεκριμένων ποσών για πληρωμή μέσω τραπέζης ή προσθήκη στη μισθοδοσία.
- Σύνδεση με ERP SoftOne/Entersoft
- Έτοιμα αρχεία SEPA πληρωμών
- Αναφορές δαπανών ανά project
Σύγκριση: infoLib Cloud Solution vs Παραδοσιακή Διαδικασία
Δείτε πώς η αυτοματοποίηση μειώνει δραστικά τον χρόνο διεκπεραίωσης και εξαλείφει τα ανθρώπινα λάθη.
| Χαρακτηριστικό | infoLib Σύστημα Εξοδολογίων (Power Apps) | Χάρτινες Αποδείξεις σε Φακέλους / Excel |
|---|---|---|
| Χρόνος Υποβολής | Κάτω από 2 λεπτά απευθείας από το κινητό μετά τη συναλλαγή | Συσσώρευση αποδείξεων για εβδομάδες και χρονοβόρα συμπλήρωση Excel |
| Έλεγχος Αποδείξεων | Ψηφιακή φωτογραφία υψηλής ευκρίνειας αποθηκευμένη στο Cloud | Ξεθωριασμένες, τσαλακωμένες ή χαμένες θερμικές αποδείξεις |
| Συμμόρφωση Πολιτικής | Αυτόματος έλεγχος ορίων και μπλοκάρισμα μη επιτρεπόμενων εξόδων | Χειροκίνητος έλεγχος από το λογιστήριο με συγκρούσεις και καθυστερήσεις |
| Χρόνος Επιστροφής Χρημάτων | 1 έως 3 ημέρες χάρη στις άμεσες ψηφιακές εγκρίσεις | 2 έως 4 εβδομάδες, προκαλώντας δυσαρέσκεια στους εργαζομένους |
| Κοστολόγηση Έργων | Άμεση χρέωση δαπανών στον αντίστοιχο πελάτη ή έργο (Project Billing) | Αδυναμία ακριβούς κατανομής εξόδων σε συγκεκριμένα έργα |
Συχνές Ερωτήσεις για τα Εταιρικά Εξοδολόγια
Απαντήσεις σχετικά με την υποβολή αποδείξεων, τις εγκρίσεις και τη διασύνδεση με τη μισθοδοσία.
Πώς υποβάλλει ο εργαζόμενος μια απόδειξη; +
Ανοίγει την εφαρμογή στο κινητό του (Power Apps σε iOS ή Android), πατάει 'Νέο Έξοδο', φωτογραφίζει την απόδειξη, επιλέγει την κατηγορία (π.χ. Ταξίδι, Γεύμα) και πατάει 'Υποβολή'.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί εκτός γραφείου ή χωρίς internet; +
Ναι. Η εφαρμογή επιτρέπει την προσωρινή αποθήκευση εξόδων στη συσκευή και τα συγχρονίζει αυτόματα μόλις επανέλθει η σύνδεση στο internet.
Πώς υπολογίζονται τα έξοδα κίνησης με ιδιωτικό αυτοκίνητο; +
Ο εργαζόμενος δηλώνει τα χιλιόμετρα ή τα σημεία εκκίνησης και προορισμού. Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το ποσό αποζημίωσης βάσει της ορισμένης εταιρικής τιμής ανά χιλιόμετρο.
Μπορεί το λογιστήριο να απορρίψει μεμονωμένα έξοδα ενός εξοδολογίου; +
Ναι. Το σύστημα επιτρέπει μερική έγκριση (Partial Approval), εγκρίνοντας τα έγκυρα ποσά και επιστρέφοντας τα υπόλοιπα στον εργαζόμενο με σημείωση.
Πώς διασυνδέεται με τα τραπεζικά συστήματα για την πληρωμή; +
Η εφαρμογή παράγει αρχεία μαζικών πληρωμών (SEPA XML), επιτρέποντας στο λογιστήριο να εκτελεί όλες τις επιστροφές εξόδων μέσω web banking με ένα κλικ.
Σε πόσο χρόνο ολοκληρώνεται η παραμετροποίηση; +
Η παραμετροποίηση των κατηγοριών, των ορίων έγκρισης και των χρηστών της επιχείρησής σας ολοκληρώνεται εντός 10 έως 15 εργάσιμων ημερών.
Απλοποιήστε τη Διαχείριση Εξόδων της Εταιρείας σας
Δείτε πώς η infoLib μπορεί να μεταμορφώσει τη διαχείριση εξοδολογίων σε μια απλή, γρήγορη και διαφανή διαδικασία.