Λύσεις SharePoint & Σύγχρονη Διαχείριση Εγγράφων (DMS) | Εταιρικά Intranet Portals
Οργανώστε, προστατέψτε και διαμοιράστε τα εταιρικά σας έγγραφα στο Microsoft SharePoint. Δομημένες βιβλιοθήκες, αυτόματη απόδοση μεταδεδομένων, εκδόσεις αρχείων και ασφαλές Intranet.
Πώς μετασχηματίζει η infoLib τη Διαχείριση Εγγράφων με το SharePoint;
Η infoLib αναπτύσσει ολοκληρωμένα Συστήματα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management System - DMS) και σύγχρονα Intranet Portals βασισμένα στο Microsoft SharePoint Online. Αντικαθιστούμε τους χαοτικούς κοινόχρηστους φακέλους (shared folders) με οργανωμένες βιβλιοθήκες, ευρετηρίαση με έξυπνα μεταδεδομένα (metadata), ιστορικό εκδόσεων (versioning), δικαιώματα ανά τμήμα και ασφαλή εξωτερικό διαμοιρασμό, πλήρως συνδεδεμένα με το Microsoft Teams.
Ολοκληρωμένη Αρχιτεκτονική Εγγράφων στο Microsoft SharePoint
Εξαλείψτε την αναρχία των τοπικών φακέλων και αποκτήστε ένα ενιαίο, ασφαλές ψηφιακό αρχείο για όλη την επιχείρηση.
Δομημένη Αρχειοθέτηση & Έξυπνα Μεταδεδομένα
Αντικατάσταση των βαθιών δαιδαλωδών φακέλων με δομημένες βιβλιοθήκες που ευρετηριάζονται βάσει πελάτη, έργου, τύπου εγγράφου και ημερομηνίας.
- Καθολική αναζήτηση πλήρους κειμένου (Full-text search)
- Προσαρμοσμένα πεδία μεταδεδομένων (Custom Columns)
- Αυτόματη ταξινόμηση αρχείων με AI τεχνολογία
Ιστορικό Εκδόσεων (Versioning) & Co-Authoring
Ταυτόχρονη επεξεργασία αρχείων Word/Excel από πολλαπλούς συναδέλφους σε πραγματικό χρόνο, με πλήρες ιστορικό όλων των αλλαγών.
- Επαναφορά παλαιότερης έκδοσης με 1 κλικ
- Καμία σύγκρουση εκδόσεων (τέλος τα v1, v2_final)
- Καταγραφή ποιος χρήστης έκανε την κάθε αλλαγή
Σύγχρονο Εταιρικό Intranet Portal
Κεντρικός ψηφιακός κόμβος επικοινωνίας για εταιρικές ανακοινώσεις, πολιτικές, οδηγίες εργασίας, τηλεφωνικό κατάλογο και έντυπα.
- Μοντέρνος responsive σχεδιασμός για όλες τις οθόνες
- Εταιρικά νέα, εκδηλώσεις και ανακοινώσεις διοίκησης
- Κεντρική βιβλιοθήκη εγκεκριμένων προτύπων (Templates)
Αυστηρά Δικαιώματα & Data Loss Prevention (DLP)
Απομόνωση ευαίσθητων αρχείων (μισθοδοσία, διοίκηση, συμβάσεις) με δικαιώματα πρόσβασης ανά χρήστη και αποτροπή διαρροών.
- Κρυπτογράφηση εγγράφων με Microsoft Purview
- Μπλοκάρισμα λήψης ή εκτύπωσης ευαίσθητων αρχείων
- Αυτόματο watermark σε έγγραφα που προβάλλονται εξωτερικά
Αυτοματοποιημένες Ροές Έγκρισης Εγγράφων
Διασύνδεση του SharePoint με το Power Automate για αυτόματη αποστολή εγγράφων προς έγκριση και ψηφιακή υπογραφή.
- Αυτόματη ειδοποίηση των εγκρινόντων στο Teams
- Αυτόματη μετακίνηση εγκεκριμένων αρχείων σε τελικό αρχείο
- Αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στο έγγραφο
Πλήρης Ενοποίηση με το Microsoft Teams
Όλα τα αρχεία του SharePoint εμφανίζονται απευθείας μέσα στα κανάλια του Teams για απρόσκοπτη καθημερινή συνεργασία.
- Πρόσβαση στα αρχεία χωρίς έξοδο από το Teams
- Ασφαλής εξωτερικός διαμοιρασμός αρχείων με πελάτες με λήξη ισχύος
- Συγχρονισμός στον υπολογιστή μέσω OneDrive for Business
Standard Approach vs. infoLib Enterprise Architecture
A side-by-side comparison of capabilities, recovery benchmarks, and operational security standards.
| Χαρακτηριστικό | Παραδοσιακοί Κοινόχρηστοι Φάκελοι (File Server) | infoLib Modern SharePoint DMS |
|---|---|---|
| Αναζήτηση Αρχείων | Αργή αναζήτηση μόνο βάσει ονόματος αρχείου | Ακαριαία αναζήτηση με έξυπνα Metadata & περιεχόμενο αρχείου |
| Ταυτόχρονη Επεξεργασία | Το αρχείο κλειδώνει 'Read-Only' αν το ανοίξει άλλος χρήστης | Ταυτόχρονο Co-Authoring πολλών χρηστών σε πραγματικό χρόνο |
| Ιστορικό & Επαναφορά | Χειροκίνητα αντίγραφα 'file_final_v2.docx' με κίνδυνο απώλειας | Αυτόματο versioning με δυνατότητα επαναφοράς οποιασδήποτε έκδοσης |
| Απομακρυσμένη Πρόσβαση | Απαιτείται πολύπλοκη και αργή σύνδεση VPN | Ασφαλής πρόσβαση από παντού σε browser, tablet και Teams |
| Ασφάλεια & Συμμόρφωση | Ανύπαρκτη προστασία από τυχαία διαγραφή ή ransomware | Κρυπτογράφηση, DLP, έλεγχος διαγραφών & 100% GDPR compliance |
Microsoft 365 & Power Platform Solutions Hub
Ερωτήσεις & Απαντήσεις για το Microsoft SharePoint
Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την οργάνωση του ψηφιακού αρχείου της επιχείρησής σας.
Πώς διαφέρει το SharePoint από το OneDrive;
Το OneDrive είναι σχεδιασμένο για τα προσωπικά αρχεία εργασίας κάθε χρήστη. Το SharePoint είναι η εταιρική πλατφόρμα κοινόχρηστων εγγράφων, οργανωμένη σε τμήματα, βιβλιοθήκες έργων και εταιρικά intranet portals με κεντρικά δικαιώματα διαχείρισης.
Μπορεί η infoLib να μεταφέρει τα αρχεία μας από τον παλιό File Server;
Ναι. Αναλαμβάνουμε την πλήρη ανάλυση, αναδιοργάνωση και ασφαλή μετανάστευση (migration) των δεδομένων σας στο SharePoint χωρίς καμία απώλεια αρχείων και με διατήρηση των απαραίτητων δικαιωμάτων.
Πώς αποτρέπεται το να σβήσει ένας υπάλληλος κατά λάθος κρίσιμα αρχεία;
Το SharePoint διαθέτει κάδο ανακύκλωσης δύο σταδίων (First and Second Stage Recycle Bin) και σύστημα προστασίας εκδόσεων. Ακόμη κι αν διαγραφεί ένα αρχείο, μπορεί να ανακτηθεί άμεσα από τους διαχειριστές.
Μπορούμε να μοιραζόμαστε αρχεία με εξωτερικούς πελάτες ή συνεργάτες με ασφάλεια;
Ναι. Ρυθμίζουμε ασφαλή εξωτερικό διαμοιρασμό (Guest Access) με προστασία κωδικού πρόσβασης, ημερομηνία λήξης συνδέσμου και αποκλεισμό δικαιώματος λήψης (Block Download).
Χρειάζεται να πληρώνουμε επιπλέον άδειες για το SharePoint;
Όχι, εφόσον η επιχείρησή σας διαθέτει άδειες Microsoft 365 Business Standard, Business Premium ή Enterprise (E3/E5). Το SharePoint Online συμπεριλαμβάνεται ήδη στη συνδρομή σας με 1TB αποθηκευτικού χώρου συν 10GB ανά χρήστη.
Παρέχει η infoLib εκπαίδευση στο προσωπικό μας;
Απολύτως. Παρέχουμε πρακτικά εκπαιδευτικά εργαστήρια στην ομάδα σας ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να εξοικειωθούν πλήρως με την αναζήτηση, τα metadata και τη συνεργασία στο SharePoint.