Αυτοματοποιημένη Καταχώριση Τιμολογίων & Εγκρίσεις με AI OCR: Από το Χαρτί στο ERP σε Δευτερόλεπτα
Πώς εξαλείφεται η χειροκίνητη πληκτρολόγηση παραστατικών. Η αναγνώριση πεδίων με Azure Document Intelligence, το 3-way matching, οι εγκρίσεις μέσω Teams και η αυτόματη εισαγωγή στο ERP.
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων με AI OCR;
Η αυτοματοποίηση πραγματοποιείται μέσω Intelligent Document Processing (IDP) με το Azure AI Document Intelligence και το Power Automate. Μόλις παραληφθεί ένα τιμολόγιο προμηθευτή (σε PDF μέσω email ή σκαναρισμένο), το AI εξάγει αυτόματα τα δεδομένα (ΑΦΜ, καθαρή αξία, ΦΠΑ, γραμμές ειδών, IBAN). Στη συνέχεια, εκτελείται αυτόματος έλεγχος με την Εντολή Αγοράς (3-way matching), αποστέλλεται αίτημα έγκρισης στους υπευθύνους μέσω Microsoft Teams, και το επαληθευμένο παραστατικό δημιουργείται αυτόματα ως προσχέδιο εγγραφής στο ERP (SoftOne, Entersoft, SAP).
1. Η Πραγματικότητα των Λογιστηρίων: Χειροκίνητη Πληκτρολόγηση & Σφάλματα
Σε κάθε μεσαία και μεγάλη επιχείρηση, τα λογιστήρια λαμβάνουν εκατοντάδες τιμολόγια προμηθευτών κάθε μήνα. Η παραδοσιακή διαχείριση περιλαμβάνει:
- Χαμένες Εργατοώρες: Οι λογιστές αφιερώνουν έως και το 40% του χρόνου τους αντιγράφοντας χειροκίνητα αριθμούς, ΑΦΜ και ποσά στο ERP.
- Ανθρώπινα Λάθη: Λανθασμένη πληκτρολόγηση δεκαδικών ή ΑΦΜ δημιουργεί αποκλίσεις στις πληρωμές και στα υπόλοιπα προμηθευτών.
- Καθυστερημένες Εγκρίσεις: Τιμολόγια «κολλημένα» σε desks διευθυντών για υπογραφή, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις πληρωμών και απώλεια εκπτώσεων.
2. Η Αρχιτεκτονική Λύση 4 Σταδίων της infoLib
Αυτόματη Λήψη & Αναγνώριση Πεδίων με AI OCR
Παρακολούθηση του κοινόχρηστου εταιρικού inbox (π.χ. [email protected]). Το Azure AI Document Intelligence αναλύει το έγγραφο και εξάγει σε δομημένο JSON τα στοιχεία προμηθευτή, ημερομηνίες, αναλύσεις ΦΠΑ και γραμμές ειδών με ακρίβεια άνω του 98%.
Αυτόματος Έλεγχος & 3-Way Matching
Το σύστημα ελέγχει αυτόματα μέσω API αν ο προμηθευτής υπάρχει στο ERP, αν το τιμολόγιο έχει καταχωρηθεί ξανά (duplicate check) και αν τα ποσά ταυτίζονται με την αντίστοιχη Εντολή Αγοράς (Purchase Order) και το Δελτίο Παραλαβής.
Δυναμική Ροή Έγκρισης μέσω Microsoft Teams
Αποστολή διαδραστικής κάρτας (Adaptive Card) στο Microsoft Teams του αρμόδιου διευθυντή τμήματος με προεπισκόπηση του παραστατικού. Ο υπεύθυνος εγκρίνει ή απορρίπτει με ένα κλικ, ακόμη και από το κινητό του.
Απευθείας Καταχώριση στο ERP & Ψηφιακή Αρχειοθέτηση
Μετά την έγκριση, το τιμολόγιο καταχωρείται αυτόματα στο ERP ως εγκεκριμένο παραστατικό έτοιμο για οριστικοποίηση. Το πρωτότυπο PDF αρχειοθετείται στο SharePoint / Libsolution με άμεσο σύνδεσμο μέσα από την καρτέλα της εγγραφής.
3. Επιχειρησιακά Οφέλη & Απόσβεση Επένδυσης (ROI)
Η μετάβαση σε αυτοματοποιημένη ροή επεξεργασίας τιμολογίων αποφέρει άμεσα μετρήσιμα αποτελέσματα:
80% Μείωση Χρόνου Επεξεργασίας: Ο χρόνος καταχώρισης ανά τιμολόγιο μειώνεται από 8-10 λεπτά σε κάτω των 30 δευτερολέπτων.
Πλήρες Audit Trail: Καταγραφή του ποιος ενέκρινε, πότε και με ποιο σχόλιο για κάθε συναλλαγή.
Απόσβεση σε 3-6 Μήνες: Άμεση εξοικονόμηση εργατοωρών και εξάλειψη προστίμων λόγω καθυστερημένων καταχωρίσεων.
4. Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Αυτοματοποιήστε τα Τιμολόγια της Επιχείρησής σας
Δείτε σε ζωντανή επίδειξη πώς η λύση Invoice Approval & AI OCR της infoLib ενσωματώνεται άμεσα στο δικό σας ERP.