Λογισμικό Libsolution

To Libsolution είναι ένα δοκιμασμένο λογισμικό καταλογογράφησης και αρχειοθέτησης συλλογών και αρχείων που αναπτύσσει και συντηρεί η infolib τα τελευταία 20 έτη.

Το LibSolution αναπτύχθηκε με στόχο να υποστηρίξει και να διευκολύνει το επίπονο και μακρύ έργο της καταλογογράφησης, τεκμηρίωσης, και ψηφιοποίησης εντύπων, αρχειακού υλικού και συλλογών.

Σήμερα είναι το μοναδικό Ελληνικό μηχανογραφικό σύστημα που καλύπτει όλες τις ανάγκες των έργων καταλογογράφησης, τεκμηρίωσης και ψηφιοποίησης αρχειακών συλλογών και βιβλιοθηκών.

Η εξέλιξή του και η διαρκή ενσωμάτωση νέων λειτουργιών και διαδικασιών που προκύπτουν κατά καιρούς ως απαιτήσεις από την εφαρμογή του σε αντίστοιχα έργα, καθώς επίσης και η πλήρη συμμόρφωση με τις υποδείξεις που έχουν εκπονηθεί στο πλαίσιο της προσκλήσεις 65 και 131 της ΚτΠ για την ψηφιοποίηση και την αξιοποίηση του ψηφιακού πολιτιστικού αποθέματος καθώς και η πλήρη συμβατότητα με τα πρότυπα του Εθνικού κέντρου τεκμηρίωσης και της Europeana, οδήγησε μια σειρά από οργανισμούς και ιδρύματα να το εμπιστευτούν για την ολοκλήρωση των έργων τους.

Το LibSolution αναπτύχθηκε από την εταιρεία μας με ανοιχτό σχεδιασμό και χρήση προηγμένων εργαλείων ταχείας ανάπτυξης που το καθιστούν ένα ενοποιημένο μηχανογραφικό περιβάλλον εργασίας που μπορεί να  εγγυηθεί την σωστή και γρήγορη εκτέλεση κάθε έργου ψηφιοποίησης.

Το LibSolution μπορεί να εγκατασταθεί και να χρησιμοποιηθεί σε μεμονωμένο υπολογιστή, σε εσωτερικό δίκτυο client – server, αλλά και σε μικτό δίκτυο με δυνατότητα επικοινωνίας με απομακρυσμένες θέσεις εργασίας μέσω internet, VPN ή μέσω τηλεφώνου.

Η ομαδοποίηση του υλικού σε κατηγορίες γίνεται σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα καταλογογράφησης:

• Ως προς το είδος των τεκμηρίων MARC (UNIMARC – MARC21)
• Ως προς την θέση των τεκμηρίων στο αρχείο (ISAD (G) - 2η έκδ)

Το LibSolution είναι μια εφαρμογή φτιαγμένη ειδικά για να καλύψει πλήρως και με επιστημονικό τρόπο τις ανάγκες για την καταλογογράφηση, τεκμηρίωση, ψηφιοποίηση και δημοσίευση τεκμηρίων και αρχειακών συλλογών, και προδιαγράφεται εν συντομία ως εξής :

• Διέπεται από τους κανόνες των διεθνών αρχειονομικών και βιβλιοθηκονομικών standards (UNIMARC, MARC21, ISAD, AACR2 )
• Έχει την δυνατότητα να ανταλλάξει δεδομένα με άλλες αρχειακές βάσεις δεδομένων μέσω των πρότυπων OAI-PMH, XML, OPAI, ISO 2709
• Διαθέτει εύχρηστο γραφικό περιβάλλον (GUI)
• Διαθέτει ειδικές φόρμες καταλογογράφησης για κάθε κατηγορία υλικού. Χρησιμοποιεί διαφορετικό τρόπο καταλογογράφησης για όλα τα διαφορετικά είδη τεκμηρίων, σύμφωνα με τα διεθνή αρχειακά και βιβλιοθηκονομικά πρότυπα.
• Διαθέτει την δυνατότητα διαβάθμισης τεκμηρίων (τεκμήρια που μπορούν να δημοσιευτούν, που είναι μόνο για εσωτερική χρήση, που μπορούν να χρησιμοποιήσουν μόνο συγκεκριμένοι χρήστες).
• Διαθέτει την δυνατότητα κατάταξης των χρηστών της εφαρμογής σε κατηγορίες με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης.
• Διαθέτει την δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας και της εξέλιξης της διαδικασίας εισαγωγής τεκμηρίων καθώς και διαδικασίες ελέγχου. Μπορεί να διαχειριστεί τις εκκρεμότητες και την αποτελεσματικότητα κάθε χρήστη
• Είναι δικτυακή εφαρμογή (Client – server) αλλά μπορεί να εγκατασταθεί και σε έναν μεμονωμένο Η/Υ (stand alone)
• Επιτρέπει την γενική αλλά και την αναλυτική αναζήτηση με την χρήση πολλαπλών κριτηρίων
• Έχει την δυνατότητα παρακολούθησης των εργασιών ψηφιοποίησης από την ομάδα ή την εταιρεία που έχει αναλάβει το έργο, διασφαλίζοντας έτσι την ακεραιότητα του πρωτότυπου υλικού.
• Διαθέτει την δυνατότητα διασύνδεσης τεκμηρίων με οποιαδήποτε μορφή ψηφιακού αρχείου (πχ. Εικόνας, βίντεο, ήχου, pdf, Microsoft office, σχεδίου).
• Επιτρέπει την μεταφορά ψηφιακών αρχείων μέσω ftp για να καλύψει περιπτώσεις απομακρυσμένης εργασίας.
• Διαθέτει την δυνατότητα δημιουργίας πεδίων «θησαυρών» (ονομάτων, θεμάτων, τόπων) αποτελούμενων από ευρετήρια. Οι όροι των ευρετηρίων μπορούν να σχετίζονται μεταξύ τους με σχέσεις «καθιερωμένων» και τύπου «βλέπε», «βλέπε επίσης» και «άλλη ονομασία».
• Ενσωματώνει την δυνατότητα διερεύνησης εγγραφών τόσο μέσω «σάρωσης» όλων των καταλογογραφημένων πληροφοριών, αλλά και μέσω σύνθετων αναζητήσεων επιλέγοντας παραπάνω από ένα πεδία αναζήτησης
• Ενσωματώνει την δυνατότητα διερεύνησης εγγραφών μέσω SQL Queries
• Είναι ελληνικό προϊόν, και επομένως καλύπτει πλήρως τις ιδιαιτερότητες της Ελληνικής γλώσσας σε σχέση με την ευρετηρίαση, την καταλογογράφηση και την τεκμηρίωση του υλικού.
• Διαθέτει Ελληνικό περιβάλλον εργασίας καθώς επίσης βοήθεια και εγχειρίδια χρήσης στην Ελληνική γλώσσα
• Είναι εφαρμογή που αναπτύσσεται, αναβαθμίζεται και υποστηρίζεται από την εταιρεία μας, ενσωματώνοντας όλες τις τελευταίες εξελίξεις των προτύπων τεκμηρίωσης και των πρακτικών διαλειτουργικότητας και με άμεση ανταπόκριση στα αιτήματα και στις νέες απαιτήσεις που μπορεί να ζητηθούν.

Ειδικές φόρμες καταλογογράφησης για κάθε κατηγορία υλικού

Το Libsolution διαθέτει μια πολύ σημαντική δυνατότητα η οποία έρχεται να καλύψει βασικές προϋποθέσεις ενός ζωντανού και προσαρμοζόμενου συστήματος: Την δυνατότητα δημιουργίας ειδικών φορμών τεκμηρίωσης για κάθε κατηγορία υλικού.

Η ποικιλομορφία του υλικού που πρόκειται να ψηφιοποιηθεί καθώς και ο διαφορετικός τρόπος προσέγγισης της κάθε διαφορετικής κατηγορίας τεκμηρίων (βιβλία, χειρόγραφα, εφημερίδες, έργα τέχνης κ.α.) απαιτεί τον σχεδιασμό ειδικών φορμών καταλογογράφησης και τεκμηρίωσης για κάθε κατηγορία υλικού.

Οι εξειδικευμένες φόρμες τεκμηρίωσης ανά κατηγορία υλικού θα αυτοματοποιούν περισσότερο την διαδικασία τεκμηρίωσης, ενώ παράλληλα θα προσφέρουν τον καλύτερο δυνατό έλεγχο στον χειριστή παρέχοντας:

• απλούστευση της εργασίας και εξασφάλιση λιγότερων λαθών τεκμηρίωσης,
• συντόμευση του χρόνου τεκμηρίωσης,
• διευκόλυνση των ελέγχων ορθότητας και ομοιογένειας των δεδομένων,
• χρήση εξειδικευμένων θησαυρών ανά είδος τεκμηρίου με κοινόχρηστα ή εξειδικευμένα ευρετήρια
• καλύτερη περιγραφική προσέγγιση και επιλογή εξειδικευμένων πεδίων τεκμηρίωσης ανά είδος τεκμηρίου

Για παράδειγμα όταν τεκμηριώνονται βιβλία χρησιμοποιούνται πεδία όπως τίτλος βιβλίου, συγγραφέας, έτος έκδοσης κλπ. Ο συγγραφέας επιλέγεται από των θησαυρό των συγγραφέων βιβλίων. Αντίθετα, όταν τεκμηριώνονται έργα τέχνης, η ειδική φόρμα τεκμηρίωσης δεν χρησιμοποιεί τα ίδια πεδία. Στην περίπτωση αυτή θα περιλαμβάνει πεδία όπως τίτλος έργου, λεζάντα, διαστάσεις, καλλιτέχνης. Εδώ ο καλλιτέχνης θα επιλέγεται από τον θησαυρό καλλιτεχνών.

Η πολύ σημαντική αυτή δυνατότητα εξειδίκευσης των φορμών τεκμηρίωσης ανά κατηγορία υλικού προσφέρεται στους χρήστες της εφαρμογής μέσω του υποσυστήματος σχεδιασμού φορμών τεκμηρίωσης. Το υποσύστημα αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν νέες φόρμες τεκμηρίωσης επιλέγοντας να χρησιμοποιήσουν υφιστάμενους θησαυρούς και ευρετήρια όρων ή δημιουργώντας νέους θησαυρούς και ευρετήρια. Επίσης επιτρέπει στους χρήστες να τροποποιήσουν υφιστάμενες φόρμες τεκμηρίωσης ή να τους προσθέσουν νέα πεδία.

Υποσυστήματα Libsolution

Υποσύστημα αναζητήσεων και προβολής υλικού

Το υποσύστημα αναζητήσεων και προβολής του ψηφιοποιημένου υλικού, παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία πρόσβασης στο τεκμηριωμένο υλικό από το διαδίκτυο καθώς και από το εσωτερικό δίκτυο του οργανισμού.

Η διαδικτυακή αναζήτηση είναι ένα πολύ σημαντικό προσθετό τμήμα της εφαρμογής Libsolution, που καθορίζει την παραμετρική αναζήτηση και πρόσβαση σε τεκμήρια σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του ψηφιακού αρχείου και τις ανάγκες του προσωπικού και των επισκεπτών – ερευνητών.

Έτσι, η εικαστική παρουσίαση καθώς επίσης και η δυνατότητα δημοσίευσης εισαγωγικών και επεξηγηματικών κειμένων, σε συνδυασμό με μια σειρά από απλές αναζητήσεις, θα συμβάλουν στην προβολή του ενοποιημένου αρχείου, κάνοντάς το πιο προσιτό και πιο κατανοητό σε όλους.

Το νέο υλικό που τεκμηριώνεται ή οι αναδρομικές αλλαγές στην τεκμηρίωση, είναι άμεσα διαθέσιμες και χωρίς καμία παρέμβαση στο υποσύστημα αυτό.

Ο σχεδιασμός των αναζητήσεων γίνεται σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του υλικού και σύμφωνα με το προφίλ των επισκεπτών.

Οι μέθοδοι αναζήτησης χωρίζονται σε τρείς μεγάλες ενότητες:

• Γενικές αναζητήσεις, όπου περιλαμβάνεται η δυνατότητα αναζήτησης ενός ή δύο όρων στο σύνολο των μεταδεδομένων τεκμηρίωσης ή μόνο στον τίτλο. Επιπρόσθετα δίνεται η δυνατότητα επιλογής είδους υλικού ή αρχειακής ενότητας που εντάσσεται.
• Σύνθετες αναζητήσεις, όπου θα παρέχονται δυνατότητες πιο εξειδικευμένων αναζητήσεων με χρήση των ευρετηρίων του συστήματος, σε όλα τα τεκμήρια ή μόνο σε συγκεκριμένα είδη τεκμηρίων. Οι σύνθετες αναζητήσεις θα μπορούν να εξυπηρετούν καλύτερα πιο εξειδικευμένους χρήστες του διαδικτυακού τμήματος, οι οποίοι έχουν ήδη γνώση του υλικού που αναζητούν.
• Περιήγηση στο αρχείο, όπου θα παρέχετε η δυνατότητα προβολής καταλόγων τεκμηρίων μέσα από αρχειακές διαδρομές της αρχειακής σας δομής. Το αρχειακό ξεφύλλισμα είναι ένα καινοτόμο εργαλείο πρόσβασης στις πληροφορίες που έχουν καταχωρηθεί για τα ψηφιοποιημένα τεκμήρια. Ο χρήστης μπορεί να διατρέξει το αρχείο χρησιμοποιώντας την αρχειακή δομή που έχει υιοθετηθεί και να προβάλει τα τεκμήρια που τον ενδιαφέρουν.

Στην περίπτωση τεκμηρίων που έχουν ψηφιοποιηθεί, ο χρήστης, εφ’ όσον αυτό είναι επιθυμητό, θα μπορεί να έχει πρόσβαση και στο ψηφιοποιημένο υλικό το οποίο θα μπορεί να προβάλει στην οθόνη του υπολογιστή του.

Υποσυστήματα διαλειτουργικότητας

OAI-PMH server

Ο OAI-PMH Server είναι ένα υποσύστημα του λογισμικού Libsolution το οποίο αναλαμβάνει την επικοινωνία της βάσης δεδομένων του με άλλα συστήματα ψηφιακού αποθετηρίου, όπως το Europeana και τα συστήματα του ΕΚΤ.

Το σύστημα αυτό απαντάει σε αναζητήσεις που γίνονται από συμβατά αποθετήρια, και παρέχει τα μεταδεδομένα τεκμηρίωσης και τους συνδέσμους με τα αντίστοιχα ψηφιακά τεκμήρια. Υποστηρίζει τα πρότυπα marcXML, Dublin core, EuropeanaXML. Η παραμετροποίηση του OAI-PMH Server επιτρέπει  την επιλογή των μεταδεδομένων που θα διατεθούν ανάλογα με τον τύπο του υλικού καθώς επίσης και σε σχέση με την αρχειακή του θέση.

Η διαδικασίες διαλειτουργικότητας με άλλα συστήματα ψηφιακών αποθετηρίων, επιβάλλουν την εξασφάλιση συνεχούς λειτουργίας on line και την αδιάληπτη δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών. Η infolib εξασφαλίζει τις παραπάνω δυνατότητες και επιπρόσθετα παρακολουθεί την ασφάλεια του συστήματος από κακόβουλες επιθέσεις.

Διαδικτυακό περιβάλλον καταλογογράφησης του συστήματος LibSolution

Το διαδικτυακό περιβάλλον καταλογογράφησης του συστήματος Libsolution αποτελεί ένα ξεχωριστό υποσύστημα, το οποίο είναι δομημένο σε μορφή web application και εξυπηρετείται από ειδικά διαμορφωμένο web application server.

Σε αντίθεση με την εφαρμογή client που διατίθεται με το σύστημα, το διαδικτυακό περιβάλλον δεν προσφέρει τις δυνατότητες διαχείρισης της εφαρμογής, αλλά παρέχει την εξυπηρέτηση της εύκολης και από παντού προσβάσιμης καταλογογράφησης νέου υλικού στο σύστημα με την χρήση φυλλομετρητή (web browser) και χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση.

Χρήστες και άδειες χρήσης κληρονομούνται από το κεντρικό σύστημα, ενώ δεν παρέχεται η δυνατότητα παράλληλης λειτουργίας παραπάνω από μίας συνδέσεων ανά χρήστη.

Η εγκατάσταση του διαδικτυακού περιβάλλοντος καταλογογράφησης προϋποθέτει την ύπαρξη κατάλληλα παραμετροποιημένου web server, ο οποίος να υποστηρίζει την επικοινωνία με την SQL βάση δεδομένων και να επιτρέπει την διαδικτυακή πρόσβαση σε web εφαρμογές .ΝΕΤ. Για την περίπτωση online διασύνδεσης ψηφιακών τεκμηρίων, απαιτείται η παράλληλη λειτουργία FTP Server.

Εκδόσεις Libsolution

Stand alone, Client – server, web app, cloud

Υπηρεσίες infolib

Εκπαίδευση προσωπικού στην χρήση και στην διαχείριση του συστήματος

Η εκπαίδευση του προσωπικού αποτελεί βασικό παράγοντα επιτυχίας για την σωστή οργάνωση και τεκμηρίωση του ψηφιακού αρχείου. Η ανάλυση των δυνατοτήτων του προσωπικού θα οδηγήσει στην καλύτερη δυνατή προσαρμογή του προγράμματος εκπαίδευσης τους και σε προσαρμοσμένες ευκολίες στην χρήση της εφαρμογής.

Η εφαρμογή θα προσφέρει υπηρεσίες διευκόλυνσης της χρήσης της από λιγότερο έμπειρους χρήστες με την κατηγοριοποίηση των δυνατοτήτων που παρέχει σε επίπεδα απλής και εξειδικευμένης χρήσης. Στα πλαίσια της εκπαίδευσης του προσωπικού, πραγματοποιείται και η τεκμηρίωση μέρους του υλικού, έτσι ώστε να αποκτηθεί από αυτό η εμπειρία στην ανάπτυξη και την συντήρηση του περιεχομένου.

Η infolib παρέχει εκπαίδευση και στους διαχειριστές περιεχομένου του δικτυακού τόπου και στην εφαρμογή διαχείρισης περιεχομένου.  Στα πλαίσια της εκπαίδευσης των διαχειριστών του Libsolution καλύπτονται θέματα δημιουργίας νέων φορμών τεκμηρίωσης, διαχείρισης χρηστών και δικαιωμάτων τους, παρακολούθηση στατιστικών του συστήματος, εργασίες μαζικών ψηφιοποιήσεων καθώς και θέματα λήψης και επαναφοράς αντιγράφων ασφαλείας.

Πλήρης υποστήριξη

Η συντήρηση και η υποστήριξη του λογισμικού Libsolution είναι μια βασική εργασία που εξασφαλίζει την απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος, την συνεχή βελτίωσή του και επέκτασή του και την υποβοήθηση των διαδικασιών τεκμηρίωσης και ενημέρωσης του υλικού.

Σε ζωντανά αρχεία, που το υλικό τους εμπλουτίζεται συνεχώς και που οι διαδικασίες καταλογογράφησης αποτελούν μέρος των καθημερινών εργασιών, είναι απαραίτητη η υποστήριξη του συστήματος και η διαρκή προσαρμογή του στις εκάστοτε νέες απαιτήσεις. Παρ’ όλο που το σύστημα LibSolution είναι ένα ανοικτό σύστημα που επιτρέπει στους διαχειριστές του την εκτέλεση όλων των εργασιών διαχείρισης, παραμετροποίησης και λήψης αντιγράφων ασφαλείας, θα πρέπει να σημειωθεί ότι το λειτουργικό περιβάλλον των υπολογιστών και των εξυπηρετητών τους και αυτό συνεχώς εξελίσσεται και μεταβάλλεται, προκαλώντας σε ορισμένες περιπτώσεις προβλήματα ασυμβατότητας που δεν μπορούν εύκολα να αντιμετωπιστούν από τους χρήστες.

Οι διαδικασίες συντήρησης και υποστήριξης που παρέχει η εταιρεία μας συμπεριλαμβάνουν:

• Την λήψη τακτικών αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων τεκμηρίωσης του αρχείου
• Την παροχή και εγκατάσταση ενημερωμένων εκδόσεων του λογισμικού Libsolution κάθε φορά που δημιουργούνται
• Την επίλυση τυχών λειτουργικών προβλημάτων ή προβλημάτων τεκμηρίωσης του υλικού
• Την δυνατότητα on-line παρέμβασης τεχνικών της infolib
• Την παροχή βοήθειας Help desk σχετικά με την χρήση και την αξιοποίηση των λειτουργιών που προσφέρει το σύστημα, καθώς και για την υποβοήθηση της τεκμηρίωσης και της παραμετροποίησης του συστήματος.

Ολοκληρωμένη εκτέλεση έργου

Η infolib μπορεί να αναλάβει και να εκτελέσει όλες τις εργασίες που ολοκληρώνουν ένα έργο δημιουργίας ψηφιακού αρχείου. Από την αρχική ανάλυση, την αρχειακή

επεξεργασία και ομαδοποίηση του υλικού, την  παραμετροποίηση της εφαρμογής Libsolution, την τεκμηρίωση και ψηφιοποίηση του υλικού, και τέλος την δημοσιοποίηση του στο διαδίκτυο ή το εσωτερικό δίκτυο του οργανισμού.

Οι παραπάνω εργασίες μπορούν να εκτελεσθούν και μεμονωμένα, καλύπτοντας τα σημεία που υπάρχει ανάγκη σε κάθε έργο ψηφιοποίησης.

Η infolib διαθέτει έμπειρους συνεργάτες που είναι σε θέση να διεκπεραιώσουν κάθε στάδιο υλοποίησης έργων ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης, με επιστημονικό και υπεύθυνο τρόπο, και να εγγυηθούν την ποιότητα και την αρτιότητα του αποτελέσματος.

Μετάπτωση μεταδεδομένων

Η μετάπτωση των μεταδεδομένων από αρχεία MS Excel ή άλλες βάσεις δεδομένων (MS access, SQL, Borland, κπλ) στο λογισμικό Libsolution, μπορεί να διευκολύνει την διαδικασία της καταλογογράφησης και της ψηφιοποίησης του υλικού σας με την εισαγωγή όλου του όγκου των πληροφοριών που έχουν καταχωρηθεί καθώς και την διασύνδεση τυχών υφιστάμενων ψηφιακών αρχείων με τις αντίστοιχες τεκμηριώσεις.

Οι διαδικασίες εισαγωγής στηρίζονται στην δομή των μεταδεδομένων που υπάρχουν καταχωρημένα στις υπόλοιπες βάσεις, και επομένως δεν μπορούν εκ των προτέρων να μοντελοποιηθούν.

Τα βήματα που απαιτούνται για την εισαγωγή των μεταδεδομένων στο λογισμικό Libsolution παρουσιάζονται στην συνέχεια:

Το ποιο σημαντικό στάδιο των διαδικασιών είναι η επεξεργασία των μεταδεδομένων που θα εισαχθούν στο Libsolution. Στο στάδιο αυτό οριστικοποιείται η μετάπτωση και κατηγοριοποιείται το υλικό, έτσι ώστε να αποκτήσει την ομοιομορφία με τα υπόλοιπα μεταδεδομένα που εμπεριέχει το Libsolution. Οι προδιαγραφές που θα προκύψουν κατά το στάδιο της επεξεργασίας θα διαμορφώσουν και το τελικό αποτέλεσμα.

Η infolib διαθέτει πολύ μεγάλη εμπειρία στις διαδικασίες μετάπτωσης μεταδεδομένων ανάμεσα σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων και έχει ολοκληρώσει με επιτυχία αντίστοιχα έργα μεγάλης κλίμακας σε διάφορους φορείς.

Είμαστε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.

Αξιοποιήστε την ομάδα της infolib τώρα